取扱説明書制作 〜 取扱説明書は最高のマーケティングツール 〜

本を読んでいる女性

ユーザーズマニュアル、操作説明書、使用の手引き・・・製品やサービスの使い方を説明するツールには、さまざまな名称があります。これらを総称してここでは「取扱説明書」と呼びます。

弊社は取扱説明書を制作する専門会社です。

取扱説明書を自社内で制作されている企業も多いと思います。ここでは、取扱説明書制作を私どもに外注された場合の、工程やメリットについてご説明しましょう。

ワカールの取扱説明書作り

さて、取扱説明書とはいったい何でしょうか?
使い方を書いた紙切れでしょうか、なければ製品が出荷できない付属物でしょうか?

私たちは、取扱説明書はもっとも認知度の高いマーケティングツールだと考えています。

製品を購入したエンドユーザーが、最初に目にする貴社からのダイレクトなメッセージであり、そして、もっとも頻繁に目にするメッセージが取扱説明書なのです。それは、おそらく広告やDMよりもエンドユーザーによる認知頻度が高いメッセージです。

どんなに素晴らしい製品を作っても、最初に目にしたメッセージが貧相では、製品の価値も減じてしまうと考えています。

エンドユーザーのカスタマロイヤリティを高める取扱説明書、それが私たちの目指す究極の取扱説明書です。

私たちの長年の経験における一貫したポリシーは「エンドユーザーが迷わないように説明する」というシンプルなものです。簡単なことのようですが、これを実現するためには、エンドユーザーは誰か、どんな知識と経験を持った人か、どんな場面で使われるのか、どんなふうに使うのか、といった情報を集め、分析して検証する地道な作業が求められます。

あらゆる人を満足させられる取扱説明書を作るのは現実的ではありません。こうした地道な取り組みを通じて、私たちは、“大多数のユーザー”に満足してもらえる取扱説明書を提供することに日夜取り組んでいます。

私たちは取扱説明書作りの専門家としての知識、技術、経験と、エンドユーザーの視点を持って、より分かりやすく、製品の価値を高める取扱説明書をご提案いたします。

新規のお客様や新製品の場合、一般的に次のような工程を経て取扱説明書を制作します。

原稿制作のみならず、ユーザーの分析、全体の構成、デザインなどを含めて、取扱説明書専門集団の知識と経験で最適なご提案をいたします。

調査・ヒアリングから納品までの工程

このように、取扱説明書制作にはいろいろな工程があり、多くの方が思っている以上に時間がかかります。

一般的に取扱説明書の制作は、製品化工程の中でも下流に押しやられる傾向があります。切羽詰まって「すぐに取扱説明書を作ってくれ!」というお客様もたまにいらっしゃいます。

しかし、取扱説明書はエンドユーザーが最初に目にする貴社からのメッセージです。より良いものを提供するためにも、余裕のあるスケジュールをお勧めします。

お客様とのコラボレーション

制作をご発注いただいても、私たちだけで取扱説明書が制作できるわけではありません。

お客様との高度なコンセンサスとコラボレーションがあってこそ、より良い取扱説明書が作れると信じています。

このために私たちは、なるべくお客様サイドに出向き、担当者と密接に情報交換をし、アイデアをすり合わせ、データを共有しながら作業を進めます。

初めて取扱説明書の制作を発注される場合、どんなふうに制作の工程を分担するか、どんな情報を出せばいいのか、きっと迷うことでしょう。
次のような点をチェックしてみてください。

どんな取扱説明書を作りたいか

取扱説明書にはいろいろなタイプがあります。まったく新規に取扱説明書を制作する場合、頭の中にある「こんな感じの取扱説明書がいいな」というイメージを伝えてください。他製品のものをサンプルにしてもけっこうですし、イメージを絵に書いていただいてもけっこうです。それをベースにお互いにイメージを摺りあわせていきましょう。

制約条件は何か

納期、パッケージから規定される用紙サイズ、厚さ、必ず記載する決まりごと、社内レビュー(校正)の回数、期間、予算などなど、仕事を進める上で発生する制約条件、決まりごとを教えてください。

どんな資料が出せるか

私たちは「在る物」「知っていること」については書けますが、資料にないものについては書けません。

必要十分な資料をご提供ください。たとえば、次のようなものが一般的に提供されます。

a.仕様書、設計図、パーツリスト
b.試作機、ベータ版ソフト
c.過去の取扱説明書、関連製品の取扱説明書

こうした要素をベースに、書くべきことと書くべきでないことを選別します。

取扱説明書には、すべての情報を載せればいいわけではありません。多すぎる余分な情報は、読み手を混乱させます。しかし、不足があってはいけません。

お客様と私たちが、お互いの立場で、情報とアイデアのキャッチボールをすることで、精度の高い取扱説明書が形作られるものと信じています。

コストはどれぐらいか?

「で、いくらぐらいかかるの?」

取扱説明書制作では、必ず最初に聞かれます。

こればかりは、細かく精査しなければ算出できないので、ここでは、取扱説明書制作にかかわる費用の概要についてご説明します。

企画/構成費

取扱説明書の目次レベルでの構成案、基本レイアウト、文章サンプルなど、制作をすすめる基礎になるアイデアに関する費用です。
ターゲットユーザーの洗い出し、ターゲットユーザーの周辺知識の想定、製品使用シチュエーションの想定などを踏まえて企画が立てられます。

コストの目安→20,000〜80,000

原稿制作費

仕様書や試作機をベースに、実際に操作説明を書き起こす作業です。通常は、テクニカルライターと呼ばれる専門家が一つ一つ操作しながら、ターゲットユーザー層が理解しやすい言葉で説明文を制作します。
お客様企業の技術者が書いた原稿を、弊社の専門家が分かりやすい文章に手直しする“リライト”と呼ばれる作業をして原稿に仕上げることもあります。

コストの目安→原稿制作4,000〜10,000/ページ リライト1,000〜3,000/ページ

イラスト/図版制作

説明用のイラスト、図を書き起こします。
試作機を見ながら描いたり、写真や設計図を元に描くこともあります。
デジタルな取扱説明書では、Flashなどのリッチコンテンツで分かりやすいビジュアルを制作することもあります。

コストの目安→5,000〜50,000/点

DTP/レイアウト

制作した原稿とイラストなどを紙面にレイアウトします。
専用のDTPソフトを使うのが一般的ですが、MS-Wordなどのワープロソフトを使ってレイアウトすることもあります。これは、お客様のご要望によります。

コストの目安→3,000〜10,000/ページ

オーサリング

デジタルな取扱説明書では、さまざまなオーサリングツールを使って構成します。現在では、HTMLやJavaScriptで制作するのが一般的ですが、専用のオンラインヘルプフォーマットなども用意されています。
コストについては、それぞれのフォーマットで大きく異なります。

印刷

最終形態が印刷の場合は、印刷コストが取扱説明書制作費全体の大きな割合を占めます。
印刷部数、サイズ、色数(モノクロ/カラー)、製本形態などによりコストが異なります。
コストの目安→(例)B5サイズ、80ページ、モノクロ、500冊の場合=115,000円

(例)B5サイズ、80ページ、モノクロの小型電気製品の取扱説明書制作の目安

項目 数量 単位 単価 価格
企画・構成費 1 20,000 20,000
原稿制作費 80 ページ 5,000 400,000
DTP/レイアウト 80 ページ 3,500 280,000
イラスト 10 6,000 60,000
表紙制作 1 20,000 20,000
合計       780,000
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