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社内の効率化、的確な教育のために

 

■業務マニュアルとは

どんな会社にも社内でお使いになるマニュアルや手順書があり、これらを総称して「業務マニュアル」と呼んでいます。

業務マニュアルは、バラバラになりがちな社内の業務手順や職務内容を統一して、会社として効率的に仕事を進めるための仕組みです。

代表的な業務マニュアルは次のような内容になります。

 

●業務手順書・処理手順書

社内の仕事の進め方、処理の仕方を一連の手続きとして説明します。

業務の標準化、抜けや勘違いの防止、達成品質の確認など、業務を誰でも効率よく進められることを目指します。

 

●知識・ノウハウの伝承

業務知識やノウハウが一人の人の中にだけ蓄積されると、仕事がブラックボックス化したり、退職による業務の停滞などが起こります。

ふだんから、誰れでもその仕事ができるように明文化しておくことで、業務の円滑な継続が可能になります。

 

●教育テキスト

新入社員や異動社員に業務を教えるとき、人によって教える内容がバラバラでは困ります。

会社として推奨する仕事の仕方をテキスト化して、これをベースに教育することで、的確で素早い育成が可能になります。

 

■業務の改善

業務マニュアルの作成には「業務改善」という効果もあります。

マニュアルを作るには、対象の業務を詳細に観察する必要があります。

これまで、なんとなく、個人の工夫だけで行なわれてきた仕事を、一つひとつ分解して書き出す必要があります。

この段階で、業務に第三者の目が入るため、作業のムダや、非効率がよく見えるようになります。

これを担当者と話し合いながら、より良い業務遂行の手がかりへとしていきます。

とくに、長く同じ仕事が続いている会社では、定期的にこうした機会を持つことは大切です。

 

■業務マニュアルの制作をお手伝い

私どもでは、こうした業務マニュアルの制作をお手伝いしています。

次のような工程でマニュアル作りを進めます。

 

  1. 業務の洗い出し
  2. 担当者へのインタビュー
  3. 業務構成のご提案
  4. 業務処理手順のご提案
  5. ディスカッション
  6. マニュアル作成
  7. 社内レビュー&各部署への教育
  8. マニュアル運用体制の構築と教育
  9. 定期的なメンテナンス

 

製品の取扱説明書と異なり、業務マニュアルは一度作って終わり、という性質のものではありません。

社内の状況や業務の内容は日々変化します。

変化を反映しないマニュアルは使われなくなります。

また、マニュアルに基づく効率的な業務遂行を啓蒙していかないと使われなくなります。

私どもでは、そうした運用や教育のお手伝いもしています。

 

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